1. Oceń zasadność założenia nowego profilu
   Przed utworzeniem nowego konta upewnij się, że nowy profil jest rzeczywiście potrzebny. Mniejsze, odrębne kanały często mają ograniczone zasięgi – czasem lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie istniejących profili jednostki nadrzędnej (np. strony wydziału lub centralnych kanałów UŁ). Zbyt duża liczba rozproszonych profili może osłabiać spójność przekazu. Koncentracja treści na oficjalnych, większych profilach pomaga dotrzeć do szerszej publiczności.
    
2. Przygotuj plan i materiały przed startem
   Zaplanuj wstępnie kalendarz i koncepcję komunikacji dla nowego profilu. Zgromadź materiały graficzne – zdjęcie profilowe oraz baner w tle – zgodne z identyfikacją wizualną UŁ. Przemyśl, jakie treści, jak często i w jakim stylu będziesz publikować. Dobrze opracowany plan komunikacji ułatwi zbudowanie społeczności od podstaw. Pamiętaj, że spójna oprawa graficzna zwiększa atrakcyjność profilu – warto wykorzystać oficjalne elementy marki UŁ (logo, kolory, hasło #UniLodz). Na Portalu Pracowniczym UŁ (zakładka Identyfikacja wizualna i zdjęcia) dostępne są szablony i grafiki do mediów społecznościowych przygotowane przez Centrum Komunikacji Marki. Jeśli potrzebujesz pomocy w stworzeniu grafik (np. banerów), skontaktuj się z Centrum Komunikacji Marki (e-mail: komunikacja@uni.lodz.pl) – otrzymasz fachowe wsparcie.
    
3. Zgłoś profil poprzez uprawnioną osobę i system UŁ
   Założenie oficjalnego profilu musi być zgłoszone przez uprawnionego pracownika UŁ za pośrednictwem wewnętrznego systemu zgłoszeniowego (portal HD, sekcja „Wnioski – Inne”). W praktyce oznacza to, że jako inicjator powinieneś przygotować wniosek i przedstawić go odpowiedniej osobie w swojej jednostce. Uprawnionymi do formalnego zgłoszenia profilu są:
   - dziekan lub kierownik innej jednostki organizacyjnej UŁ (np. kierownik/ dyrektor jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej, ogólnouczelnianej),
   - kierownik podmiotu działającego przy UŁ,
   - pracownik UŁ, po uzyskaniu upoważnienia od dziekana lub kierownika jednostki organizacyjnej UŁ,
   - opiekun koła naukowego lub pracownik jednostki pełniący nadzór nad działającymi w UŁ organizacjami i stowarzyszeniami.
   Ustal z taką osobą, by to ona złożyła wniosek o rejestrację profilu (lub jeśli sam(a) posiadasz jedno z tych uprawnień – złóż wniosek samodzielnie). We wniosku należy podać m.in. adres URL profilu, nazwę platformy, nazwę reprezentowanej jednostki/organizacji oraz dane administratorów (osoby, która będzie prowadzić profil z ramienia UŁ, oraz ewentualnie innych edytorów treści). Wymagane są m.in. imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego, jego służbowy e-mail oraz analogiczne dane osób studenckich, które będą mieć uprawnienia do edycji (wraz z ich adresami e-mail w domenie uni.lodz.pl i numerami albumów). Trzeba także zaznaczyć, czy w ramach profilu planowane jest zbieranie danych osobowych, a jeśli tak – podać cel i zakres tych danych.
    
4. Czekaj na akceptację i wpis do Rejestru
   Po złożeniu wniosku profil zostanie zweryfikowany. Osoba składająca zgłoszenie otrzyma informację o jego przyjęciu lub odrzuceniu. Jeśli wszystko jest poprawne, profil zostanie oficjalnie wpisany do Rejestru profili UŁ w mediach społecznościowych, prowadzonego przez Centrum Komunikacji Marki. Od tej chwili konto zyskuje status oficjalnego kanału UŁ. Pamiętaj, że należy aktualizować na bieżąco informacje w Rejestrze, np. gdy zmieni się administrator profilu czy nazwa konta – aktualizacji dokonuje się poprzez ten sam system zgłoszeniowy, nie rzadziej niż raz na rok akademicki. Zaniedbanie aktualizacji może skutkować usunięciem profilu z Rejestru.
    
5. Przestrzegaj zasad odpowiedzialnego prowadzenia profilu
   Od momentu uruchomienia oficjalnego konta ponosisz odpowiedzialność za publikowane treści. Za wszystkie materiały pojawiające się na oficjalnym profilu UŁ odpowiada osoba administrująca profil (pracownik UŁ lub upoważniony student/doktorant). Profil należy prowadzić aktywnie – regularnie publikować treści zgodne z misją Uczelni i unikać dłuższych okresów nieaktywności. Monitoruj zawartość profilu (posty, komentarze, wiadomości) i reaguj zgodnie z dalszymi rekomendacjami (dotyczącymi stylu komunikacji, moderacji i bezpieczeństwa).
    
6. Współpracuj z Biurem Promocji i Komunikacji Wydziału Filologicznego
   Informację o utworzeniu konta prześlij na adres promocja@filologia.uni.lodz.pl. Ponadto oznaczaj oficjalne kanały Wydziału Filologicznego UŁ w publikowanych treściach – umożliwi to dalsze udostępnianie postów/relacji, zwiększenie ich zasięgów oraz zapewnienie spójności działań komunikacyjnych.

Oficjalne profile prowadzone przez koła naukowe, organizacje studenckie, stowarzyszenia i inne podmioty afiliowane przy UŁ podlegają tym samym zasadom, co profile wydziałowe. Oznacza to, że np. fanpage koła naukowego działającego na Wydziale Filologicznym musi zostać zgłoszony do Rejestru i prowadzony pod nadzorem opiekuna (pracownika UŁ). W praktyce opiekun koła naukowego lub inny wyznaczony pracownik powinien figurować jako osoba odpowiedzialna za profil i to on dokonuje formalnego zgłoszenia konta. Rekomendujemy, aby w zespole administrującym profilem organizacji studenckiej zawsze znajdował się pracownik UŁ, co zapewni ciągłość działania (np. gdy studenci kończą naukę) oraz ułatwi właściwe reagowanie w sytuacjach kryzysowych. Dane dostępowe do kont powierzone studentom należy chronić i przekazywać następcom w sposób bezpieczny, za wiedzą opiekuna. Przy zmianie składu osobowego administracji profilu pamiętaj o zgłoszeniu aktualizacji do Rejestru.

Studenci i doktoranci UŁ zaangażowani w prowadzenie oficjalnych profili powinni upewnić się, że znają i rozumieją obowiązujące zasady. Zgodnie z Regulaminem profili, każdy student/doktorant przed uzyskaniem uprawnień administratora powinien podpisać oświadczenie potwierdzające zapoznanie się z treścią Regulaminu oraz przepisami o ochronie danych osobowych. Taki krótki dokument należy przekazać opiekunowi profilu. Opiekun (pracownik UŁ) przechowuje te oświadczenia na potrzeby ewentualnej kontroli – nie trzeba ich dołączać do wniosku rejestracyjnego. Dzięki temu każdy członek zespołu prowadzącego profil ma świadomość odpowiedzialności i konsekwencji wynikających z naruszenia zasad.